COMUNE DI TOANO
(Reggio Emilia)
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PROVVEDIMENTO SINDACALE N. 4 DEL 07.04.2020

OGGETTO:  MISURE DI SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI ORGANI COLLEGIALI, EX ART. 73 DEL DECRETO-LEGGE 17 MARZO 2020, N. 18, «MISURE DI POTENZIAMENTO DEL SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE E DI SOSTEGNO ECONOMICO PER FAMIGLIE, LAVORATORI E IMPRESE CONNESSE ALL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID-19» - SVOLGIMENTO SEDUTE CONSIGLIO COMUNALE. 

IL SINDACO

RICHIAMATI:
•	l’art. 73, comma 1, del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, «Misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da covid-19», ove si dispone che «Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente»;
•	il punto 1 della Delibera del Consiglio dei Ministri 31 gennaio 2020, «Dichiarazione dello stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili», ove si stabilisce che «In considerazione di quanto esposto in premessa, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 7, comma 1, lettera c), e dell’articolo 24, comma 1, del decreto legislativo 2 gennaio 2018, n. 1, è dichiarato, per 6 mesi dalla data del presente provvedimento, lo stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili».

DATO ATTO che questa Amministrazione non è dotata di un Regolamento che disciplina le sedute di Consiglio comunale in modalità di videoconferenza;

RITENUTO di provvedere in merito alle modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza del Consiglio comunale per le motivazioni di cui alle norme citate, per tutta la durata dell’emergenza, in relazione alle esigenze di garantire la funzionalità degli organi istituzionali dell’Amministrazione, come segue:
•	la modalità in videoconferenza delle sedute del Consiglio comunale rientra nelle prerogative del Sindaco;
•	in forma telematica, mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità, anche di tutti i componenti, compreso il Segretario comunale e i suoi collaboratori e/o il suo vicario, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, in via prioritaria liberi e senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme on line) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi;
•	la seduta è valida in videoconferenza, anche in sedi diverse dal Comune, pertanto la sede è virtuale, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza;
•	la presenza alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza, secondo le modalità indicate nel presente atto;
•	al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea o di programmi reperibili in rete o direttamente dall’Amministrazione;
•	per le sedute del Consiglio comunale effettuate in videoconferenza non è tecnicamente possibile garantirne la diretta; 
•	ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Sindaco-Presidente e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla presentazione di documenti, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea;
•	la presentazione dei documenti può essere sostituita dalla lettura e dal deposito mediante invio degli stessi agli interessati con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti, anche fornendo i testi alla Segreteria dell’Amministrazione prima dell’apertura dei lavori del Consiglio comunale almeno 24 ore prima dell’ora del collegamento per consentire l’invio a tutti i componenti del Consiglio comunale;
•	il Segretario comunale attesta la presenza dei componenti degli organi mediante appello nominale, compreso al momento del voto per coloro che sono collegati via telematica, in funzione delle competenze, ex 97, comma 4, lettera a) del D.lgs. n. 267/2000;
•	la seduta, dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, è dichiarata dal Sindaco valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento consiliare, dallo statuto, dalla legge;
•	la documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute viene trasmessa ai Consiglieri nei termini previsti per il deposito degli atti mediante l’invio di una e–mail  all’indirizzo eletto dal Consigliere comunale, in mancanza da quello assegnato dall’Amministrazione, salvo diversa determinazione a livello di regolamento consiliare;
•	le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Sindaco – Presidente, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio;
•	la seduta può avvenire solo in videoconferenza, anche senza alcun componente presso la sede dell’Amministrazione, ed – in ogni caso – tale modalità viene indicata nell’avviso o invito di convocazione del Consiglio comunale;
•	al termine della votazione il Sindaco - Presidente dichiara l’esito, con l’assistenza degli scrutatori e la dichiarazione del Segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti;
•	la seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza;
•	la seduta può prevedere la presenza presso la sede comunale e in collegamento mediante videoconferenza;
•	la seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Sindaco - Presidente dell’ora di chiusura;
•	in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del vicesegretario, e secondo le modalità sopra indicate;
•	alla seduta in videoconferenza possono partecipare gli Assessori;
•	qualora la seduta si svolga presso la sede comunale e siano presenti tutti i componenti, compreso il Segretario comunale o il vicesegretario, non si procede con le modalità della videoconferenza.

DISPONE

1.	L’approvazione delle misure sopra indicate per le sedute  del  Consiglio comunale in videoconferenza, per tutta la durata dell’emergenza epidemiologica da covid-19.

2.	La pubblicazione all’Albo Pretorio informatico dell’Ente e sul sito internet istituzionale del presente atto.

3.	L’invio del presente atto al Segretario comunale, ai Responsabili di Posizione Organizzativa, ai Consiglieri Comunali e agli Assessori, nonché alla Locale Stazione dei Carabinieri.

4.	L’efficacia legale del presente atto decorre dalla sua sottoscrizione, mentre la pubblicazione e le comunicazioni assolvono una funzione di trasparenza.

 										        Il Sindaco 											      Vincenzo Volpi